L’importance de déléguer des tâches dans son business

Quand on se lance dans l’entrepreneuriat, on commence souvent seule. On effectue toutes les tâches par soi-même étant donné que, dans la plupart des cas, on est en micro entreprise et qu’on n’a pas les moyens de déléguer.

Arrivée à un certain niveau, on ressent le besoin de confier des tâches pour continuer à développer notre activité. Déléguer présente beaucoup d’avantages, mais il y a tout de même des règles et un cadre à respecter, afin que tout se passe bien, autant pour toi que pour la personne recrutée.

Mon expérience en tant que manager d’une équipe dans mon dernier job de salariée et le fait que je délègue des tâches dans mon propre business depuis 2020, me permet de t’offrir quelques conseils pour déléguer et gérer une équipe en toute sérénité.

Belle écoute !

Comment savoir si c’est le moment de déléguer des tâches ?

Qu’est-ce que déléguer ?

Déléguer représente l’action de confier une tâche, une fonction à quelqu’un d’autre. Il peut s’agir de missions que tu ne veux plus faire ou ne peux plus faire et les donner à des personnes qui les feront mieux que toi dans certains domaines.

Déléguer est une clé pour trouver des talents : c’est un bon moyen de pouvoir explorer l’expertise d’une autre personne et qu’elle l’utilise afin de pouvoir développer ton business.

Ne pas s’empresser de déléguer au début

Lorsque l’on vient de se lancer, il est normal que l’on ne délègue pas encore et c’est même un gros avantage. En effectuant toutes les tâches soi-même, on met « les mains dans le cambouis » et cela nous permet de connaître à 100 % notre business. Cette phase est très importante, car par la suite, on ne pourra pas bien déléguer une tâche si l’on ne maîtrise pas l’entièreté de notre entreprise à la base.

Même si c’est une étape qui est difficile à vivre et qu’il y a des tâches que tu détestes faire, c’est extrêmement bénéfique, car ce sera plus facile pour toi de donner des directives, des consignes, vérifier si le travail a été bien fait (à moins de parler de quelque chose de bien spécifique comme le codage par exemple.)

Être dans le bon état d’esprit

« On n’est jamais mieux servi que par soi-même » est une citation qui s’avère exacte pour certaines choses, mais pour un business, ce n’est pas le cas. On ne peut pas avoir toutes les compétences du monde ! Il est vrai que confier une tâche pour son propre business est une étape qui se révèle difficile pour certains. Mais il faut savoir que même les multipotentiels, hauts potentiels ou les autodidactes ne peuvent être excellents sur tous les points. Ils exploitent forcément tout leur potentiel dans un domaine en particulier.

Pour ma part, je suis autodidacte : on peut apprendre d’autres choses, presque tout et n’importe quoi, mais ça prend du temps. C’est pour cela que j’ai besoin du cerveau d’autres personnes pour évoluer et pour moi c’est nécessaire pour un business.

Ce n’est pas une honte de se dire qu’on a besoin des autres pour évoluer. Si tu n’arrives pas à emmener ton business là où tu veux, cela montre qu’il mérite d’autres personnes, d’autres compétences pour grandir et c’est un très bon signe. Il faut que tu te rendes compte que, lorsque tu ressentiras l’envie et le besoin de déléguer, il faut voir cela comme une grande opportunité.

Déterminer le bon moment pour déléguer

Il n’y a pas de moment prédéfini pour savoir quand déléguer. C’est quelque chose qui se ressent, par exemple lorsque tu sens que tu ne peux pas aller plus loin qu’un certain chiffres d’affaires en continuant à tout faire toute seule, que tu sens que tu stagnes. C’est souvent à ce moment-là que tu sais qu’il faut déléguer.

Cependant, si tu te sens complètement alignée avec ton CA et autre point de ton business (notamment de toujours continuer à le développer seule), tu peux tout à fait continuer sur cette voie. Mais à un moment ou à un autre, cette sensation de se retrouver comme à la croisée des chemins entre l’argent, le temps, les besoins et l’envie nous prend à partie. On a envie de pousser tout le potentiel de son business et certains éléments peuvent nous indiquer lorsque c’est le « bon moment » de déléguer.

• souhait d’évoluer en tant que personne ;
• avoir du temps pour apprendre de nouvelles choses ;
• se concentrer sur sa stratégie et la création d’offres (programmes, coaching, produits, services) ;
• avoir le budget suffisant ;
• avoir envie et sentir le besoin de confier des tâches ;
• savoir quelles tâches déléguer ;
• avoir une bonne organisation pour intégrer de nouveaux membres dans son équipe.

Comment déléguer des tâches sereinement à un prestataire ?

Recruter un membre dans son équipe

Comme je te l’expliquais, il peut s’avérer difficile de déléguer une tâche de son business, et surtout, à quelqu’un qu’on ne connaît pas. Il te faut donc recruter le bon prestataire.

Les sites de freelances

Il existe des sites qui regroupent plein de freelances (comme 5euros.com). Je ne suis pas très fan de ce genre de site, car je n’ai pas de bons retours. J’ai l’impression qu’il dévalue le travail des personnes qui y sont inscrites. Je n’ai pas envie de payer quelqu’un 5 euros et me dire qu’il ne fera certainement pas du bon travail, car il doit sûrement faire du travail à la chaîne pour pouvoir augmenter son CA.

Pour ma part, je suis prête à payer le prix, plutôt que de payer un travail qui sera à moitié bien fait. Toutefois, je ne dis pas que ce sont de mauvais sites, car il y a forcément des talents qui s’y cachent. Mais cela me semble difficile à trouver.

Chercher sur Internet

En dehors de ces sites, on peut chercher sur Internet ou alors sur les réseaux sociaux (notamment Instagram) qui sont de véritables moteurs de recherches. Pour ma part, je vais surtout me diriger vers des personnes qui pratiquent la stratégie de contenu, car j’ai besoin de voir ce qu’elles font avant de les intégrer à mon équipe. Je peux avoir un aperçu de leur expertise, de leurs réalisations et des témoignages clients. Un prestataire qui a des réseaux sociaux où il n’y a rien dessus ne me donne pas forcément envie d’aller vers lui.

Les recommandations

Tu peux trouver des prestataires grâce à ton propre réseau d’amies entrepreneures, qui ont déjà fait appel à des prestataires pour les mêmes tâches que tu aimerais déléguer.

Pour ma part, 2 membres de mon équipe m’ont été recommandés, puisqu’elles avaient suivi une formation d’une amie entrepreneure. J’ai trouvé les 2 autres membres sur Instagram : je les suivais, j’aimais bien ce qu’elles faisaient et un jour je leur ai demandé. Puis, on s’est appelé et cela s’est fait très naturellement.

Je privilégie les relations sur les réseaux sociaux. Par exemple, si je cherche une monteuse de podcasts, je vais suivre plusieurs personnes dont c’est le champs d’expertise. Je vais avoir tendance à me diriger vers celle qui a un quotidien qui me parle plus, des stories qui vont plus me plaire, des contenus impactants.

Bien accueillir sa nouvelle collaboratrice

Lorsque tu auras repéré des personnes, il est important d’avoir au moins une conversation de vive voix ou même faire un appel vidéo via Zoom par exemple. Cet entretien servira à t’assurer que la personne a toutes les compétences que tu recherches, qu’elle correspond à ce que tu veux déléguer et surtout s’il y a un bon feeling ou des atomes crochus. Cela te permettra de te projeter et de savoir si ce sera agréable de travailler avec elle ou non. Ensuite, selon les prestations, soit il y a un contrat à créer et signer ou alors un devis.

Puis, il faut préparer l’arrivée de ta nouvelle collaboratrice en lui mettant à sa disposition les éléments dont elle aura besoin pour réaliser ses tâches et un moyen de communication rapide, efficace et fluide (Notion, Slack…)

Après il faudra faire attention à la gestion quotidienne, le fait d’être bienveillante, d’être claire et fluide dans sa communication et suivre le travail de la prestataire (sans pour autant être sur son dos).

Les bonnes pratiques pour une délégation réussie

Il est important de faire en sorte que les membres de son équipe se sentent bien et aiment ce qu’elles font pour qu’elles fassent du bon travail, et ça va passer par toi. C’est ce que j’appelle le team care.

Pour que tout fonctionne pour le mieux, il faut mettre en place plusieurs choses pour que tes collaboratrices aiment travailler avec toi et qu’elles donnent le meilleur d’elles-mêmes dans les tâches que tu leur confies.

Considérer cette personne comme faisant partie intégrante de ton équipe

C’est quelque chose qui paraît évident, mais il est important que cette personne se sente considérée comme quelqu’un avec des compétences et pas comme une simple exécutante. Elle est censée faire les choses mieux que toi dans ce domaine donc elle est précieuse pour toi. C’est un échange équilibré et linéaire, car tu as besoin d’elle tout comme elle a besoin de toi pour avoir des revenus.

Faire des points régulièrement

Comment se sent ta collaboratrice ? C’est une question que tu devras te poser en faisant des points avec elle. C’est l’occasion pour toi de lui demander si elle aime bosser avec toi, si l’organisation lui convient, s’il y a des choses qu’elle aimerait changer. En faisant cela, tu installes les meilleures conditions pour qu’elle puisse effectuer son travail.

Être claire dans tes demandes et leur faire confiance

Lorsque tu confieras les tâches de ton business, il faudra que tu fasses confiance aux membres de ton équipe. L’objectif est de leur offrir une certaine autonomie pour qu’elles puissent effectuer leur travail comme il se doit. Il faudra donc être claire et précise dans tes demandes et ainsi ne pas venir checker toutes les deux minutes si elle a fait son travail. Cela construira une collaboration saine, autant pour toi que pour ta prestataire.

Dire quand elles font du bon travail

Il est aussi important de dire aux membres de ton équipe lorsqu’elles font du bon travail. Récompenser tes collaboratrices lorsqu’elles font les choses bien les boosteront, les motiveront et leur donneront envie de donner le meilleur d’elles-mêmes.

Faire des retours quand ça ne va pas

Bien entendu, lorsque tu as des remarques à faire, il ne faut pas hésiter à faire des retours. Cependant, il faut que tu sois factuelle en disant clairement ce qui cloche, ce que tu attends précisément, ce qui pourrait être amélioré. Tu peux discuter avec ta collaboratrice en lui confiant d’autres tâches ou bien confirmer avec elle si elle veut toujours continuer à les faire.

Faire des cadeaux et entretenir une bonne relation

Cela rejoint un des points précédents : il est important de récompenser ses collaboratrices autant en les félicitant qu’en leur offrant des petits cadeaux par exemple. Ce genre de petites attentions permet de consolider la relation et la collaboration pour qu’elle se déroule le mieux possible.

Savoir se séparer des personnes lorsque ça ne fonctionne plus

Lorsqu’un membre de ton équipe ne t’apporte pas ou n’apporte plus de valeur à ton business, il faut songer à s’en séparer. C’est quelque chose de très difficile à faire, surtout lorsque le feeling passe bien, que la personne est sympathique, mais que le travail n’est plus là.

J’ai dû me séparer de plusieurs personnes lorsque j’étais manager customer care. Humainement, il n’y avait aucun souci, mais en ce qui concernait le travail, c’était nécessaire de faire cette action. Il faut penser au bien être de son business, qu’importe qu’il soit grand ou petit.

Il est très important de déléguer des tâches dans son business, surtout lorsqu’on atteint un certain niveau. Au début, on n’a pas forcément les moyens et c’est même bénéfique de tout faire soi-même pour pouvoir mieux confier des missions lorsqu’on sait les exécuter et donner les bonnes consignes.

C’est un moment qui peut paraître difficile, mais nécessaire : lorsqu’on ressent le besoin de déléguer, c’est que notre business a besoin d’autres cerveaux et de compétences pour évoluer. Si l’on sent que notre CA stagne, que l’on sait quelles tâches confier (car on ne veut plus ou on ne peut plus les faire) et qu’on a le budget, alors c’est sûrement le bon moment pour déléguer.

Il faut que tu aies un objectif clair en recrutant cette personne : gain de temps, d’argent, de compétences que tu n’as pas. Bien sûr, il faut trouver LA perle : tu peux chercher sur Internet, sur les réseaux sociaux ou alors compter sur les recommandations de tes amies entrepreneures.

Lorsque tu l’auras trouvée, il faudra l’accueillir dans les bonnes conditions, au sein d’une bonne organisation et en lui offrant les éléments dont elle aura besoin pour travailler pour l’intégrer facilement à ton équipe.

Fais les choses avec bienveillance envers elle pour qu’elle donne le meilleur d’elle-même dans les tâches que tu lui auras confiées. Offre-lui un bon accueil, une communication claire et fluide, félicite-la, n’hésite pas à faire des points et prendre en compte ses retours, dire quand des choses ne vont pas et t’en séparer si nécessaire si elle ne t’apporte pas ce qui était prévu.

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