Les outils pour booster ton organisation et ta productivité

Depuis deux ans que je suis entrepreneure, j’ai appris pas mal de choses sur l’organisation et la productivité. J’ai pu expérimenter plusieurs techniques et créer ma propre stratégie d’organisation. Puis tout a été chamboulé avec l’arrivée de ma fille 🤯 et mon organisation a de nouveau dû évoluer pour s’adapter à ma vie. 

C’est ici, la clé d’une organisation efficace et qui nous rend plus productive : c’est le système d’organisation qui doit s’adapter à nous. Si c’est toi qui dois te plier en 4 pour réussir à suivre un process de plaification… c’est qu’il n’est pas adapté pour toi 😥. 

Dans cet épisode je vais te parler des deux seuls outils que j’utilise (et que je te recommande) et je te proposerais bien sûr des alternatives. 

Mais avant, faisons un petit bilan de ton organisation, tu veux bien ? 

Les outils mentionnés dans l’épisode (détaillé dans les notes ci-dessous) : 

• Notion
• La formation Structurer son cerveau (et business) avec Notion, -10% ici
• Click Up
• Trello
• Asana

Ton histoire avec l’organisation

L’organisation et moi c’est une grande histoire d’amour 💛. Depuis toute petite j’ai toujours aimé avoir un cahier de texte, plus tard au collège, c’était un vrai plaisir de pouvoir choisir un agenda qui me plaisait (qui était de la team agenda Diddle ?). J’ai toujours su que l’organisation était la clé d’une vie plus facile.

En arrivant dans le monde professionnel, cette vérité est devenue plus intense. Puis en devenant entrepreneure, l’organisation et la planification sont devenues des éléments vitaux à mon business. 

Dans ma vie d’entrepreneure j’ai connu 2 phases. 

La phase too much is too much 🙈 : 

• un agenda pour le perso
• un agenda pour le pro
• un agenda pour noter les idées de publications réseaux sociaux (oui j’ai honte maintenant que j’y repense)
• plusieurs carnets de notes pour des thématiques différentes (formations, réflexions…)
• un Trello
• un Evernote
• un asana

Et la phase actuelle, plutôt minimaliste 🙂 :

• Un agenda
• un seul outil digital : Notion (mon amour). 

Et toi ? Où en es-tu avec l’organisation ? As-tu l’impression d’avoir trop de choses, trop d’outils, trop de carnets ? Ou es-tu satisfaite ? 

Dans un premier temps je t’invite à faire un point sur ton organisation et à être honnête avec toi : est-ce qu’elle s’adapte à ta vie, te facilite la gestion de ton business et de ta vie personnelle ? Ou au contraire, as-tu le sentiment d’être oppressée par ton système actuel ? 

Pour avoir testé plusieurs systèmes d’organisation et plusieurs phases, aujourd’hui je sais que la simplicité est vraiment la meilleure qualité d’une organisation. Et ça commence avec les outils. 

Mes conseils organisation & productivité

L’inconstance

Ce qu’il y a de constant avec l’organisation, c’est qu’elle est inconstante 😅. Enfin, dans mon cas de – maman entrepreneure qui garde son bébé h24 avec elle -. Si je faisais garder ma fille du lundi au vendredi de 9h à 16h, là déjà une bonne partie de mon organisation serait plus constante. 

Tout de même, pour échanger avec beaucoup d’entrepreneures, mamans, pas mamans, célibataires, en couple, en famille recomposée… je remarque que leurs organisations évolues. Qu’elles ne restent jamais figées. Y compris pour moi : quand je n’avais pas d’enfant mon organisation était déjà inconstante ! 

Il faut accepter le fait que notre organisation devra changer car notre vie change et que notre organisation s’adapte à notre vie.

La flexibilité

C’est pour cette raison qu’il faut laisser des espaces vides dans notre planification afin de pouvoir moduler au moment venu et être flexible ! Parce que même dans le cadre d’une vie bien paramétrée, il peut toujours y avoir des imprévus. Nous devons donc nous-mêmes accepter de devoir être flexible pour assouplir un peu notre organisation qu’on voudrait parfois bien rigide et bien ficelée. 

La stratégie

Une organisation pour son business se cale sur sa stratégie business. On s’organise en fonction de nos objectifs de chiffre d’affaires, des projets à réaliser, des grands moments de notre année. Il ne faut pas simplement voir notre organisation au jour le jour, il faut prendre du recul et l’observer sur une année entière. 

Quand je parle de mon organisation j’ai toujours deux niveaux dans ma tête (bienvenue dans mon cerveau 🧠) : le niveau général, global, avec les grands axes de mon business (lancement de produits, projets, collaborations…). Le côté stratégie en fait. Puis il y a le niveau exécutif : qu’est-ce que je dois réaliser comme action chaque jour, chaque semaine, chaque mois…

S’écouter

Que ce soit pour optimiser notre organisation ou même notre productivité, il faut absolument qu’on s’écoute. Quand est-ce qu’on est fatiguée ? Ou au contraire qu’on pète la forme ? Il faut se connaître soi-même pour connaître les meilleurs moments pour bosser, pour chiller… 

Oui cela peut demander un peu de temps, c’est pour cela que chaque année, chaque mois tu peaufineras ton organisation pour qu’elle soit 100% adaptée à qui tu es et à ta vie.

La simplicité

Oui une organisation doit être simple et aller droit au but. que ce soit dans les outils qu’on utilise, dans la façon de penser notre organisation. Plus elle est simple, plus elle nous aidera à optimiser notre temps et notre énergie. Si tu passes trop de temps chaque semaine à t’organiser, c’est qu’il y a un couac quelque part. 

Par exemple, pour planifier mon année (niveau stratégie), cela me prend une journée (environ 4/5h de travaille). Pour planifier mes mois, cela me prend 30mn. Enfin, pour organiser mes semaines, à peine 10mn.

Quand on a un nouvel outil (surtout digital) il se peut qu’on passe plusieurs jours dessus à tout paramétrer pour notre organisation, mais une fois que c’est fait, ce n’est plus à faire ! D’ailleurs, parlons-en des outils. 

Mes outils organisation, que je te recommande

L’agenda papier

Lui c’est mon amour de toujours. L’agenda papier est mon premier indispensable pour m’organiser. Je trouve qu’écrire à un effet sur le cerveau que le fait de taper sur un clavier n’a pas. Quand on écrit, on ancre bien les choses dans son esprit. 

Ensuite, l’agenda est pour moi un bel objet, esthétique, qui me donne envie de l’utiliser et de m’organiser. 

Enfin, un agenda représente bien l’écoulement d’une année. On tourne des pages, c’est visuel. Bref, j’aime tout dans l’agenda. Ce n’est pas pour rien que j’ai créé le planner Entrepreneure Life en collaboration avec Yes Oui Pages ! 

C’est bien évidemment le planner que je vais utiliser pour 2021 et que je te recommande aussi de tout coeur ! Je l’ai créé pour les entrepreneures, avec une méthode d’organisation et plein de surprises 🥳 !

Découvre le planer Entrepreneure Life juste ici.

L’outil digital

L’outil digital vient en complément de l’agenda papier. Ils sont à mon sens indissociables. De vrais potes pour la vie quoi.

L’agenda permet de noter : les rendez-vous, les tâches à faire à une heure précise un jour défini… 

L’outil digital sert à faire de la gestion de projet de façon fluide et facile, à planifier, à appliquer des stratégies… Aujourd’hui je ne pourrais pas me passer ni de l’un, ni de l’autre. 

Alors je te recommande également vivement d’utiliser un outil digital pour organiser ton business. Celui qui a eu mon coeur, c’est Notion. 

Notion est un outil qui combine tous les outils que l’on connait déjà actuellement : Trello, Evernote, Asana… Cet outil offre tellement de possibilités d’agencements, de dispositions, de « vues » différentes, c’est génial ! On peut vraiment personnaliser comme on le souhaite Notion afin de l’adapter à notre façon de faire, c’est ce que j’aime le plus. Aussi, c’est un outil très esthétique, on peut le rendre très beau. 

Comme Notion peut faire peur ou même fuir la première fois qu’on s’inscrit dessus, je te recommande de te laisser guider par une pro de Notion ! J’ai récemment pu suivre la formation « Structurer son cerveau avec Notion » de Julia, et même si j’étais déjà bien avancée avec cet outil, j’ai pu terminer de bien le prendre en main et l’optimiser.

En fait, j’aurais aimé qu’elle sorte cette formation juste avant que je me lance toute seule et toute perdue en août dernier dessus 😅. 

Si Notion te fait de l’oeil, et que tu souhaites l’utiliser de la meilleure des façons pour ton business dès le départ, je te conseille de tout coeur cette formation. Tu peux bénéficier de -10% en cliquant juste ici.

Les alternatives à ces outils

Qu’on soit d’accord, je ne te proposerais pas d’alternatives pour l’agenda papier Entrepreneure Life Planner, car c’est le meilleur du monde😁 (oui mon avis est très objectif).

Mais si jamais tu n’aimes pas Notion, sache qu’en ce moment dans l’univers du business en ligne, il y a un grand fight entre Notion et Click Up. J’avais tenté Click Up, mais mon coeur a flanché pour Notion. Il faut bien faire un choix hein. Mon but était d’utiliser un outil digital et de ne plus être dans le too much. Je connais plusieurs entrepreneurs qui sont fan de Click up, comme j’en connais beaucoup fan de Notion.

À toi de faire ton choix. Mais si tu as aussi besoin d’optimiser de suite cet outil, la formation Quotidien Digital de Lucy, qui est dédiée à l’organisation de son business avec Clickup, ouvre ses portes du 14 décembre au 23 décembre 2020. Pour jeter un oeil c’est ici.

Enfin, il existe d’autres outils, Trello est l’un de ceux que j’ai utilisés longtemps, qui permet de faire des tableaux et de gérer efficacement ses projets (mais vraiment Notion incorpore déjà un système de tableaux et plein d’autres choses aussi). Asana, est un autre outil très connu qui permet de travailler en équipe et propose aussi plusieurs agencement.

Quoi que tu choisisses, choisis en fonction de tes besoins, de tes envies et tente d’adapter au mieux les outils à ta vie.

Alors, prêtes à (re)prendre ton organisation en main ?

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