Comment travailler efficacement avec un freelance ?

Comme tu le sais peut-être, j’ai récemment lancé des offres pour la délégation de son customer care. En plus de former les entrepreneurs à gérer tout seul leur relation client, et de former des professionnels du customer care, j’accompagne aussi certains entrepreneurs.ses à déléguer auprès des Customer Care Managers que j’ai formés.  

Pour cela, je propose trois offres dont une mini formation et deux accompagnements individuels, que tu peux découvrir ici. 

Pourquoi je te parle de ça ? 

Souvent, quand j’échange avec des entrepreneurs qui ne sont pas encore forcément prêts à déléguer (même s’ils en ont besoin), il y a souvent les mêmes objections qui reviennent : 

• Comment recruter un freelance ? 
• Comment le manager au quotidien ? 
• C’est pas comme avec un salarié, c’est plus difficile ! 
• Est-ce que ce sera aussi bien fait que si c’était moi ? 

Il y a énormément de freins qui font que, même si tous les feux sont au vert pour déléguer son customer care, certains continuent de garder cette tâche et se génèrent une telle source de charge mentale, de stress et d’énergie. Et le danger arrive lorsqu’avec tout temps et l’énergie que cela prend, la gestion de la relation client finit par être bâclée.

Pour parler du sujet de la délégation d’une tâche dans ton entreprise avec un freelance, j’ai invité Valérie Richard, fondatrice de la marque Leader Sereine. Elle est spécialiste en management et accompagne les femmes gérantes d’entreprises dans la délégation, dans la gestion de leurs équipes, etc.

Le regard que l’on porte sur la délégation en tant qu’entrepreneur 

Parfois, on est frileux en tant qu’entrepreneur à déléguer certaines tâches de son business. Pourtant, c’est hyper important d’arriver à déléguer. Parfois, on peut effectivement se noyer dans les craintes que l’on se fait de la délégation. Comme le fameux “ça ne sera pas aussi bien fait que quand je le fais si je délègue”, ou encore “la personne risque de prendre plus de temps que moi pour le faire”. 

Autrement dit, le cerveau nous convainc qu’il n’est pas rentable (en termes de temps, d’efficacité, et d’énergie) de déléguer certaines tâches. Toutefois, en pensant de la sorte et en ne déléguant pas, on se prive d’une occasion de faire grandir son entreprise. 

Parce que, quand on délègue, on se libère du temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Aussi, en déléguant, on fait grandir son équipe ! Chaque membre de l’équipe apporte son petit plus, et renforce l’unité et la force de l’entreprise. 

Il est vrai qu’il existe souvent un frein, certainement influencé par nos croyances, qui pousse les entrepreneurs à rester dans une situation inconfortable. Parfois, il s’agit d’un sentiment de “perte de pouvoir” sur leur entreprise. Pourtant, la délégation apporte bien plus de valeur qu’elle n’en enlève dans une entreprise !

D’ailleurs, le pôle qu’un entrepreneur délègue en dernier, c’est le customer care ! Évidemment, la crainte de ne plus pouvoir répondre à ses propres clients soi-même, ça fait peur. Certains pensent même que déléguer la relation client leur enlève carrément leur place au sein de leur propre entreprise. Et, tu t’en doutes, il s’agit d’une croyance limitante bien trop grave ! Si le customer care n’est pas ta zone de génie, pourquoi risquer de mettre à mal la satisfaction de tes clients par peur de les perdre ? Au contraire, c’est bien en leur offrant un traitement exemplaire que tu vas les fidéliser. 

Enfin, la peur de déléguer vient aussi de l’ego. Faire face à quelqu’un qui a plus de compétences que soi dans un domaine important de notre propre entreprise, ça fait mal à l’ego. Et c’est normal ! Ton entreprise, c’est comme ton bébé. Confier à quelqu’un d’autre une partie de ce business que tu as mis du temps à monter et à développer, ça donne l’impression d’en perdre une partie. Alors que finalement, ton entreprise reste TON entreprise. Tes prestataires t’aideront simplement à la faire grandir encore plus. 

Comment recruter un freelance ? 

Comment se déroule le recrutement d’un freelance ? Comment le manager correctement alors qu’il n’est pas un salarié et qu’il préserve son indépendance ? Comment t’assurer que le freelance recruté porte quand même de l’attention à ton entreprise, malgré sa liberté d’indépendant ?

Toutes ces questions, chaque entrepreneur qui a délégué se les est posées pour travailler efficacement avec un freelance. Et pourtant, les réponses sont assez simples. Un freelance reste un humain. La relation contractuelle entre ton freelance et toi est avant tout humaine. Les similitudes dans “l’embauche” d’un freelance et dans celle d’un salarié sont telles que rien ne change vraiment, mis à part le rythme et la subordination. En effet, un freelance est avant tout un collaborateur qui n’obéit pas aux “ordres” et qui respecte ses propres horaires de travail, son lieu, ses habitudes. Toutefois, le résultat doit rester le même qu’avec un salarié : la mission confiée doit être faite en temps et en heure, comme l’indique le contrat. 

Pour le recrutement, c’est pareil. Un salarié et un freelance ne se recrutent pas forcément de la même façon, mais ils n’en restent pas moins des humains ! Ainsi, l’essentiel à retenir est de vérifier que ton freelance et toi soyez sur la même longueur d’ondes, que le courant passe et que la collaboration peut être fluide. 

Parmi les éléments à ne pas négliger lors du recrutement d’un freelance, c’est la liste des tâches, le brief à lui confier. Que cela soit par écrit sur la “fiche de poste”, ou encore à l’oral pendant le premier rendez-vous ou l’appel découverte, il est indispensable d’établir clairement ses besoins pour commencer sur de bonnes bases. On ajoute également les compétences que l’on recherche, la qualité de travail attendue ainsi que les valeurs que l’on cherche à partager. 

Pour finir, le processus de recrutement se fait comme pour les salariés. Une annonce en ligne, une plateforme de mise en relations entre freelances et professionnels ou le bouche à oreilles, c’est vraiment à sa guise ! 

La collaboration : comment gérer un freelance au quotidien ?

Il est important de définir en amont la façon dont on va communiquer avec son freelance chaque jour. En effet, l’indépendant travaille d’où il veut, quand il le veut. Il faut s’y préparer quand on veut travailler efficacement avec un freelance. Mais pour que la collaboration se déroule à merveille, il y a quelques détails à penser, notamment l’onboarding. 

Certes, ton freelance est un professionnel et connaît son métier. En revanche, ce qu’il ne connaît pas, c’est TON entreprise. C’est donc indispensable de réfléchir à son intégration au sein de ton entreprise, qui va devenir une équipe. Pour cela, tu peux définir ce que tu veux partager avec ton freelance, notamment : 

• Veux-tu partager un peu de perso ? 
• Envisages-tu des rencontres en physique de temps en temps ? 
• Comment souhaites-tu communiquer avec ton freelance ? À quelle fréquence ? 
• Veux-tu fêter des événements en particulier (fêtes, anniversaires) pour renforcer la relation humaine ?
• Donnes-tu accès à tes CRM et données ? 

Ensuite, comme pour n’importe quelle relation de travail, l’important est de communiquer. Que cela soit pour mettre le cadre de la collaboration, des missions, des délais ou encore de la qualité attendue, il faut en parler. Trop nombreux sont les entrepreneurs qui n’osent pas dire à leur freelance qu’une chose ne leur convient pas, et qui attendent donc une amélioration soudaine ou alors qui changent de freelance. 

Pour travailler efficacement avec un freelance, c’est comme pour tout : plus on anticipe et on communique, au mieux ça se passe ! 

Assurer le bien-être d’un freelance dans ton business : que faire ?

Comme dit précédemment, il faut avant tout anticiper et bien définir la relation professionnelle avec le freelance. Plus il aura l’écoute et la bienveillance qu’il mérite, ainsi que la place qu’il lui faut pour s’exprimer, plus il se sentira à l’aise pour travailler avec toi. 

Si tu le souhaites, tu peux aussi intégrer des moments un peu plus conviviaux avec ton freelance comme : 

• Des journées en présentiel ;
• Des repas d’équipe ; 
• Du team building.

De plus, pour assurer son bien-être et travailler efficacement avec un freelance, il ne faut pas hésiter à dire merci, bravo, ou encore à donner son feedback constructif vis-à-vis de la prestation réalisée. Ce sont des petites attentions importantes qui ne semblent pas toujours si évidentes que ça finalement. 

Pour qu’un freelance se sente bien, il faut qu’il retrouve de la confiance dans la collaboration. 

Enfin, il est essentiel de travailler sur l’autonomie. Un freelance est aussi entrepreneur, il est spécialiste de son domaine et fait preuve de beaucoup d’indépendance. Il a ses propres objectifs, ses propres enjeux, sa propre organisation. Pour qu’il se sente à l’aise dans votre collaboration, ton freelance doit ressentir cette liberté tout en ayant ton mini-cadre, celui qui va le guider sur ce que tu attends de lui ou d’elle. 

Travailler efficacement avec un freelance : les challenges et avantages

Les challenges dans une collaboration avec un freelance

Il y a deux extrêmes généralement : 

• Trop faire confiance à l’expertise métier de ce prestataire freelance, lui dire globalement ce que tu veux et tout lui laisser faire (sans suivi, sans feedbacks) ;
• Être dans le micro-management en vérifiant tout ce que la personne fait chaque jour (car c’est un externe donc il faut zieuter), s’assurer d’avoir toujours le contrôle.  

Le premier extrême peut être dangereux car, si le résultat obtenu n’est pas celui que l’on attendait, on sera dans la critique, la déception, le négatif. 

Il existe également une autre dérive qui consiste à considérer le freelance comme son subordonné et de ne pas faire la différence entre le salarié et le prestataire externe avec lequel on est en collaboration. Cela passe par la façon de donner des consignes par exemple. 

Les deux derniers challenges seraient dans la communication et dans la froideur. Encore trop d’entrepreneurs ont une relation limite de “client-fournisseur” avec leur freelance. L’idée est d’humaniser la relation pour qu’elle soit véritablement positive, efficace et agréable pour tout le monde. 

Les avantages de gérer un ou plusieurs freelances

L’un des avantages clés est d’avoir un expert en face de nous, qui connaît déjà son métier, qui a de l’expérience avec d’autres entreprises, ce qui lui ouvre beaucoup de perspectives et donc apporte plein d’idées. 

Travailler avec un freelance permet aussi d’avoir une implication plus forte dans ton projet. Non pas que les salariés s’impliquent moins, mais le freelance a une part de responsabilité différente. Il a une entreprise à faire tourner, il veut que son client soit content, il adore ce qu’il fait donc il se démène vraiment pour le projet pour lequel il travaille.

Enfin, la souplesse dans la gestion administrative, la gestion de la mission mais aussi dans la flexibilité de la collaboration représente un avantage considérable. Le dernier conseil de Valérie pour travailler efficacement avec un freelance serait qu’en tant qu’entrepreneur qui délègue, on doit travailler régulièrement sur soi. L’idée est de pouvoir s’évaluer et vérifier si la relation avec le freelance est juste, correcte, ouverte dans la communication, claire… Une collaboration freelance ne fonctionne que si les deux font des efforts !

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